Sessiz toplantıların yükselişi

İş hayatının en yorucu aktivitelerinden olan toplantıları daha verimli kılmak için tanıdık bir yola başvuruluyor: Sessizlik.

Haber Özeti

Tam Sürüm

Teoride hepimiz sessizliği sever, takdir ederiz. Asırlar boyunca şairler ve filozoflar sessizliğin derinliğinin, tanrının ve hayatın gizemini yansıttığını düşündü. Artık insanlar birlikteyken oluşan sessizliğin anksiyete ürettiğini düşünüyor, özellikle de profesyonel hayatta. Toplantılarda sürekli konuşulması da -ki bu genellikle insanı yoran bir durum- belki bu yüzden.

Sessizliği benimseyen, gerçek ya da sanal toplantılarda pek konuşulmayan şirketler de var.

Peki ama tam olarak nasıl?

Jeff Bezos toplantılarının sessiz geçmesini seviyor

Amazon’un CEO’su Jeff Bezos sessiz toplantıların öncüsü olabilir. Kıdemli yöneticileriyle yaptığı toplantılarda, konuşmaya başlamadan önce herkes yaklaşık 30 dakika boyunca önlerindeki dokümanları okuyarak notlarını çıkarıyor. Bu uygulama aslında zaman tasarrufu için tasarlanmış. Bu sürede, çalışanlar konuyla ilgili verilere hakim oluyor, tezlerini çıkarıyor ve karşı argümanlar oluşturuyor. Bezos’a göre, bu zamanı tanımadan çalışanlardan fikir beklemenin, ödevini yapmadan okula gelen çocuktan dersi anlatmasını istemekten bir farkı yok.

Nihayet konuşma başladığında ise, herkes sadece gerekli kısımları konuşacağını bilir.

Square’deki sessizlik

Sessiz toplantılar aynı zamanda bir ödeme sistemi olan Square’de de kullanılıyor. Firmanın ürün ve satış müdürü Alyssa Henry, kağıt – kalemle çalışmak yerine Google Docs ve bilgisayarlarla çalışmayı tercih ediyor. Square’de bir yazılım mühendisi olan Pierre-Yves Ricau da Medium’da paylaştığı bir blog yazısında bu çalışma şekline alışmanın biraz zaman aldığını söylemişti:

Bir oda dolusu üst düzey Square yöneticisi, önemli bir toplantı için bir araya geliyor. Herkes sessizlik içinde bilgisayarına bakıyor. Dikkati dağıtabilecek olan tek şey, tuşlara basarken çıkan tıkırtılar. 30 dakika sonra, konuşma başlıyor.

Sessiz toplantıların baş rolündeki isim olan Henry’nin makul nedenleri var: “Araştırmalar gösteriyor ki, azınlıklar, kadınlar, uzaktan çalışanlar ve içe dönük çalışanların fikirlerini duymak geleneksel yöntemlerle pek mümkün olmuyor. Geleneksel yöntemler, yalnızca güçsüzlerin seslerini duyuramamasının yanında, konuşmalar sırasında araya giren ve diyalogları bölenler yüzünden – çoğunlukla bilerek yapılmamasına rağmen – iyi fikirleri duymak isteyen liderlere de engel oluyor.

Bu yöntem, sadece toplantı odasındaki insanlar için değil, dokümanlara herhangi bir yerden ulaşabilen herkes için çalışıyor. “Nihai amaç, fikirlerin arasından sesi en yüksek çıkan değil, en politik olan da değil, en doğru olanı bulmaya odaklanmış bir kültür yaratmak.”

Sessiz uygulamanın bir artısı daha var: Tekrarları minimuma indiriyor. Herkes aynı doküman üzerinde çalıştığından, bir kişinin yaptığı yorumu veya sunduğu fikri bir başkasının görmeme şansı yok. Bunun yanında, toplantıların kayıtlarının ve fikirlerin kime ait olduğunun kaydı da rahatlıkla tutuluyor. Sebebi ne olursa olsun, Square’in kurucusu ve CEO’su Jack Dorsey bu yöntemin en büyük destekleyicilerinden.

Sessizliğin bilişsel etkisi

Kar amacı gütmeyen Post Growth Enstitüsü’nde çalışan iki avukat bir keresinde kendi uyguladıkları teknikle ilgili “inanılmaz üretken, esnek ve demokratik bir sanal işbirliği aracı” tanımlaması yapmıştı. Kağıt – kalem ve Google Docs’tan ziyade, “sessiz Skype” kullanılıyor. Taraflar hesaplarına giriş yaptıktan sonra sadece sohbet fonksiyonunu yazarak haberleşiyor.

Avukatlar, video konferansların tersine, sessiz Skype’ın, gruplarına sürekli bir bilişsel artı sağladığını belirtiyor. Dikkatlerin dağılmasının engellendiğini belirten ikili, sürekli aktif dinleme yapmalarına gerek kalmadığına da parmak basıyor. Aynı zamanda, gönderilen dosya ve linkler arasında geçiş yapma zorunluluğu da ortadan kalkıyor.

Kaynak : Quartz

Profesyonel hayatta hızın her geçen gün daha önemli hale geldiği dünyada, toplantıların verimliliğini arttırmak için geliştirilmiş farklı bir bakış açısı: "Sessiz toplantılar."

Amazon, Square gibi büyük firmaların kullandığı bu teknik, toplantı saatlerini en etkili biçimde kullanmak üzere tasarlanmış yeni nesil bir yaklaşım.

Yorum Ekle

Yorum yazmak için tıklayın

Yorumunuz:

  • Türkiye İş Bankası'nın katkılarıyla

Bülten Aboneliği

Günlük haberleri eposta bültenimizle takip edin!

Teşekkür ederiz.

Bir terslik var...